Diese Features sind ein Must-have für moderne VoIP Phone Systems

16. November 2022 | Kategorie: Bauen & Sanieren, Computer & Internet, Ratgeber, Technik

Ohne die moderne VoIP-Telefonie wäre die Geschäftswelt von heute nicht vorstellbar. Sie macht das Personal beim Amt überflüssig, aber auch lange Kabelverbindungen und verwirrende Kabelstränge quer durch die Büroräume.

Moderne Anlagen sind zudem deutlich leistungsfähiger und verfügen über Funktionen, ohne die effektive Arbeitsprozesse schlicht nicht möglich sind. Einige der Features sind so in den Alltag übergegangen, dass sie gar nicht mehr bewusst wahrgenommen werden. Die wichtigsten sollen deswegen in den nachfolgenden Abschnitten einmal näher vorgestellt und erklärt werden.

Feature 1: Interactive Voice Response (IVR)

Das IVR ist keine Erfindung neueren Datums und wurde schon in den 90er Jahren erstmals in größerer Form verwendet. Durch die Entwicklung der VoIP-Telefonie erfuhr die Technologie allerdings einen deutlichen Aufschwung und wird heute auf dem ganzen Planeten genutzt. Die Rede ist von der simplen Sprachsteuerung. So gut wie jeder von uns hat schon einmal eine Hotline angerufen und ist dann auf ein IVR gestoßen. Das System erkennt einfache, mittlerweile sogar komplexe Sprachbefehle und kann so den Anruf automatisch an die richtige Fachabteilung lenken. Genauso ist eine komplette Steuerung der Telefonanlage über IVR möglich. Die IVR-Technologie kann für interne Anrufe ebenso genutzt werden, wie für einkommende Telefonate. Sie gehört einfach zum guten Standard und ist eines der wichtigsten Features der VoIP-Telefonie.

Feature 2: Voicemail

Die Voicemail ist noch immer sehr beliebt und dieser Zustand wird sich auch so schnell nicht ändern. Wenn man es streng sieht, dann gehören auch Anrufbeantworter zu den Voicemails. Doch hier soll die Rede von der klassischen Voicemail sein, die einfach diktiert und anschließend über eine Sprachausgabe am gewünschten Anschluss ausgegeben werden kann. Das spart Zeit und ermöglicht eine effektive Kommunikation auf allen Ebenen. Gute VoIP-Telefone verfügen über eine integrierte Voicemail-Funktion, und eine hochwertige VoIP-Anlage kann auf dieses praktische Feature eigentlich nicht verzichten.

Feature 3: Sicherheitsapplikationen

Die Sicherheit ist auch bei einem VoIP-System immer ein wichtiger Punkt, der nicht vergessen werden darf. Grob gilt hier die Regel, dass je größer die Anlage, umso höher auch deren Anfälligkeit für Sicherheitslücken. Hochwertige Anlagen verfügen bereits über integrierte Lösungen, aber das reicht in der Praxis oftmals nicht aus. Unternehmen sind deswegen gut beraten, wenn diesem Risikofaktor eine erhöhte Aufmerksamkeit geschenkt wird. VoIP-Systeme sind ungemein praktisch, bieten aber auch einen direkten Zugriff auf sensible Daten und können abgehört werden. Moderne Unternehmen müssen sich vor solchen Angriffen schützen können. Hierfür gibt es zahlreiche Lösungen auf dem Markt, die sich problemlos in die Anlagen integrieren lassen und genutzt werden sollten.

Feature 4: Analyse-Tools

Gerade in Unternehmen mit einem hohen Anrufaufkommen ist ein Analysetool einfach unverzichtbar. Der Umfang kann dabei durchaus variieren und es gibt viele Bereiche, in denen punktgenaue Analysen einen deutlichen Vorteil für das Business bieten können. Der Vorteil der VoIP-Systeme ist, dass sie sich zentral sehr leicht überwachen lassen und es viele entsprechenden Softwares auf dem Markt gibt. Diese zu nutzen, ist für Unternehmen von hoher Wichtigkeit und kann einen beträchtlichen Teil des unternehmerischen Erfolges ausmachen. Sehr teurere VoIP-Telefone verfügen bereits über integrierte Lösungen, die allerdings oft nicht den Umfang und den Tiefgang einer externen Software bieten können.

Feature 5: Intelligentes Routing

Ein VoIP-System ist nur dann gut, wenn immer jemand erreichbar ist. Es ist wichtig, dass das System von selbst eine freie Leitung erkennt und diese sofort nutzt. So wird die Wartezeit für den Anrufer minimiert und Probleme können deutlich schneller gelöst werden. Das ist kein Problem und viele moderne VoIP-Systeme haben solche Lösungen bereits integriert. Sollte dies nicht der Fall sein, dann ist eine Nachrüstung dringend geboten. Denn nichts ist störender im Alltag, als wenn der Anruf bei allen ankommt und dann willkürlich angenommen wird. Verbundene und mit hochwertigen Tools ausgestattete Anlagen erkennen automatisch, ob ein Mitarbeiter frei ist und können den Anrufer direkt an den gewünschten Punkt weiterleiten.

Feature 6: DnD, Record und andere Funktionen

Die DnD-Funktion ist wichtig, wenn das Telefon einfach für eine gewisse Zeit nicht erreichbar sein soll. Sie lässt sich bei modernen Systemen mit nur einem Handgriff ganz bequem und auf Wunsch sogar mit Timer einstellen. Die Aufnahmefunktion ist nicht minder wichtig und bei vielen Telefonen bereits integriert. Sollte lediglich mit dem Headset telefoniert werden, dann sollte eine entsprechende Software im Hintergrund mitlaufen können. Auch praktische Funktionen wie das Halten eines Anrufs, oder aber die direkte Weitervermittlung an einen anderen Mitarbeiter dürfen natürlich nicht fehlen!

Fazit: Moderne VoIP-Systeme sind enorm leistungsfähig

Wer auf die Ausstattung seiner VoIP-Systeme achtet, der tut sich im Endeffekt selbst etwas Gutes. Auch wenn die Funktionen oft mit zusätzlichen Kosten verbunden sind, so sind sie im Alltag eigentlich unverzichtbar und steigen die Effizienz der Anlage. Dadurch kann die gesamte Produktivität des Unternehmens noch einmal deutlich angehoben werden und das ist der eigentliche Sinn dieser Features. Moderne und digitale Telefonie bietet viele Möglichkeiten und wer hier auf aktuelle und unverzichtbare Features achtet, der bleibt langfristig erfolgreich.